Tradurre e legalizzare documenti stranieri

In Comune di Varzi …

La legalizzazione è un requisito essenziale perché un cittadino straniero possa far valere in Italia un documento proveniente dal Paese estero di origine o di stabile residenza. Un cittadino straniero, infatti, può autocertificare determinate circostanze solo a condizione che siano già conosciute e acquisite presso l'ufficio pubblico italiano competente. Tutto ciò che non è autocertificabile va dimostrato tramite documenti che devono essere legalizzati.

L’istituto della legalizzazione di documenti ha la funzione di attribuire validità al documento secondo la legge italiana allo scopo di verificare che l’atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato e che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente.

L’atto di legalizzazione serve, quindi, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa rilevante per l’ordinamento italiano, ma non consiste nel controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità.

La legalizzazione consiste praticamente nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:

• la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto;
• l’autenticità della sua firma.

Nella legalizzazione deve essere indicato il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell’ufficio.

I documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero, ad opera della competente Autorità diplomatica o consolare italiana, ovvero da un traduttore ufficiale accreditato dal Consolato italiano del Paese d’origine, o di stabile residenza del cittadino straniero.

Quali sono le Autorità competenti alla legalizzazione degli atti?

Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese.

Se, invece, un atto italiano deve essere usato in un Paese estero, la legalizzazione – qualora richiesta da quell’ordinamento – deve essere fatta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto. La firma del Procuratore della Repubblica, a sua volta, viene legalizzata dal Consolato straniero in Italia nel cui ambito risiede. Se l’atto è rilasciato dal Comune la legalizzazione deve essere rilasciata dal Prefetto competente per territorio. Nel caso in cui l’atto venga rilasciato da un’Autorità diplomatica o consolare estera che ha sede in Italia, deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’Autorità estera stessa.

Quali atti sono soggetti a legalizzazione?

Gli atti soggetti a legalizzazione sono gli atti dello stato civile, dell’anagrafe e gli atti pubblici formati in uno Stato che devono essere prodotti nel territorio di un altro Stato. Per “atto straniero” si intende l’atto redatto e compilato all’estero da Autorità straniere, anche se in lingua italiana. Sotto questo profilo non è “straniero” l’atto redatto da Consolati e Ambasciate italiane all’estero, anche se le parti sono straniere.

Quali sono i casi di esenzione dalla legalizzazione?

L’obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali. 

Particolarmente significativa, in merito, è la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n. 1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri.

Il Regolamento Europeo (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016, consente l’esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e la semplificazione di altre formalità (quali la traduzione), sui documenti pubblici rilasciati nell’ambito dell’U.E.

L’apostille

Gli Stati che aderiscono alla Convenzione dell’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti che rientrano nel suo ambito di applicazione e che devono essere prodotti sul suo territorio, con l’apposizione della c.d. apostille. Quest’ultima consiste in un’annotazione, rigidamente conforme al modello allegato alla Convenzione, che va apposta sull’originale del certificato straniero da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione.

Di conseguenza se un cittadino straniero di un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja deve far valere in Italia un certificato (es. certificato di nascita), potrà recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato, designata dall’atto di adesione alla Convenzione, per ottenere l’apostille. Il documento apostillato viene riconosciuto in Italia in quanto anche l’Italia ha ratificato la Convenzione dell’Aja e dunque, in base alla legge italiana, quel documento deve essere ritenuto valido.

L’apostille, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.

La Convenzione dell’Aja si applica agli atti pubblici stranieri, tra i quali rientrano, ad esempio: i documenti rilasciati da un’autorità o da un funzionario dipendente da un’Amministrazione del Paese estero, i documenti amministrativi, gli atti notarili e le dichiarazioni ufficiali indicanti la registrazione, il visto di data certa e l’autenticazione di firma apposti su atti privati.

L’apostille permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere, che di frequente riguardano i rapporti di parentela ed i legami famigliari, ma può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all'estero, da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall’Autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente.

È possibile verificare le Autorità dei Paesi firmatari la Convenzione dell’Aja competenti al rilascio dell’apostille collegandosi al sito internet: (inserire link).

Documenti elettronici rilasciati da Paesi dell’U.E.

I documenti rilasciati dai Paesi dell’Unione europea possono essere presentati senza alcuna forma di legalizzazione di firma grazie ad accordi bilaterali tra Stati, Convenzioni internazionali e Regolamenti europei. Nel caso in cui il cittadino presenti un documento munito di firma elettronica prodotto in uno Stato europeo, questa può essere convalidata sulla base di quanto disposto dal Regolamento europeo n. 910/2014 (eIDAS), che fornisce la base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e convalida di firme elettroniche e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri.

Paesi esenti da legalizzazione 

In base alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi: Austria, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna (e Isola di Man), Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia

Dal 28 marzo 2003 sono esenti da legalizzazione anche gli atti rilasciati dalla Polonia, in particolare gli atti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione famigliare delle persone fisiche, la nazionalità, il domicilio o la residenza. Gli altri Stati aderenti alla Convenzione sono: Lussemburgo, Francia, Olanda, Portogallo, Spagna, Turchia e Austria  e dal 6 aprile 2023 anche l’Ucraina ha aderito alla convenzione di Londra.

Ai sensi della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, è stata soppressa fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Italia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente, anche nel caso in cui gli atti debbano essere esibiti alle Rappresentanze consolari di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia operanti sul territorio di uno Stato che ha ratificato la Convenzione.

Gli estratti di stato civile plurilingue

Ai sensi della Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976 è possibile il rilascio di estratti di stato civile plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti alla Convenzione stessa senza legalizzazione o formalità equivalenti.

Gli Stati che attualmente hanno aderito alla Convenzione di Vienna sono: Austria, Belgio, Bosnia-Herzegovina, Croazia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia.

Esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione e semplificazione di altre formalità, nell’ambito dell’Unione Europea

Il Regolamento Europeo (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016, consente l’esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e la semplificazione di altre formalità, sui documenti pubblici rilasciati nell’ambio dell’U.E. (è comunque fatta salva la possibilità di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro relativamente alla legalizzazione o formalità analoghe).

Inoltre, ha istituito dei moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione di determinati documenti.

Il Regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro.